Privacyverklaring

Welke gegevens nodig zijn, hangt af van je vraag en de ondersteuning die we afspreken:

• Je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en de informatie in je bericht.
• Gegevens die je deelt voor een kennismaking, offerte of samenwerking.
• Adres-, bedrijfs-, facturatie- en betalingsgegevens die nodig zijn voor onze overeenkomst en mijn eigen administratie.
• Documenten en persoonsgegevens die je ter beschikking stelt voor de afgesproken administratieve opdracht.

Deel alleen wat nodig is voor je vraag. Bezorg gevoelige documenten, zoals medische informatie of een kopie van je identiteitskaart, niet zomaar via het contactformulier. Bespreek eerst met mij wat nodig is en hoe je dit bezorgt.

• Je vraag beantwoorden en een samenwerking voorbereiden: voor stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst. Voor andere vragen steun ik op mijn gerechtvaardigd belang om correspondentie te behandelen, met respect voor je privacy.
• De afgesproken ondersteuning uitvoeren: om onze overeenkomst na te komen.
• Facturatie en boekhouding: om mijn wettelijke verplichtingen na te komen.
• Een geschil behandelen of een recht verdedigen: wanneer dit noodzakelijk is op basis van een gerechtvaardigd belang.
• Een ervaring op de website publiceren: met je toestemming. Die toestemming kun je weer intrekken.

Ik gebruik je gegevens niet voor geautomatiseerde beslissingen of profilering. Gegevens die nodig zijn voor een offerte of opdracht moet ik ontvangen om die vraag of opdracht te kunnen behandelen; andere informatie hoef je niet te delen.

Werk ik als administratieve ondersteuner met persoonsgegevens van jouw klanten of medewerkers, dan kan ik als verwerker handelen op jouw instructies. Waar nodig leggen we dit vast in een verwerkersovereenkomst. Die verwerking gebeurt voor jouw opdracht, niet voor mijn eigen doeleinden.

Het contactformulier opent je eigen e-mailprogramma met een voorbereid bericht. Je verstuurt dat bericht zelf. De ingevulde gegevens worden niet via een formulierdienst op deze website opgeslagen; ik ontvang ze wanneer je de e-mail daadwerkelijk verstuurt.

Voor het inplannen van een kennismaking verwijst de website naar Google Agenda. Zodra je die link opent, gebruik je een dienst van Google. Google verwerkt daar gegevens volgens zijn eigen privacybeleid. Ik gebruik de afspraakgegevens om onze kennismaking te organiseren.

Ik verkoop je persoonsgegevens niet. Gegevens kunnen, voor zover nodig, worden verwerkt door dienstverleners voor e-mail, documentopslag, afspraken, websitehosting of boekhouding. Ook een bevoegde instantie kan gegevens ontvangen wanneer de wet dat verplicht.

Voor dienstverleners die in mijn opdracht persoonsgegevens verwerken, zijn passende afspraken over vertrouwelijkheid en gegevensbescherming nodig. Als een dienst gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zijn de waarborgen van de AVG vereist, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. Je kunt mij vragen welke dienstverleners voor jouw gegevens worden gebruikt en welke waarborgen van toepassing zijn.

Ik verwijder je klantgegevens na de uitvoering van een eenmalige opdracht of na het einde van onze samenwerkingsovereenkomst. Komt er geen samenwerking, dan verwijder ik de gegevens zodra duidelijk is dat we niet samen starten.

Er zijn uitzonderingen: facturen en bijbehorende gegevens die ik wettelijk moet bewaren, blijven bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke termijn. Ook gegevens die strikt nodig zijn voor een lopend geschil of om een recht te verdedigen, kunnen langer bewaard worden, maar niet langer dan nodig voor dat doel.

Voor persoonsgegevens die ik namens een zakelijke opdrachtgever verwerk, gelden daarnaast de afspraken over teruggave en verwijdering in de verwerkersovereenkomst. Een gepubliceerde review blijft staan zolang de toestemming geldt en de publicatie relevant is; je kunt vragen om die te verwijderen.

Om de website en afbeeldingen te tonen, ontvangt de hostingdienst technische gegevens, zoals je IP-adres en informatie over je browser. Deze gegevens kunnen ook nodig zijn voor beveiliging en het onderzoeken van fouten.

De website laadt lettertypen via Google Fonts. Je browser maakt daarvoor verbinding met Google; daarbij ontvangt Google onder meer je IP-adres en technische verzoekgegevens. Meer informatie vind je in het privacybeleid van Google.

In de website zelf zijn geen advertentiecookies of eigen analysetags ingesteld. Diensten die je via een externe link bezoekt, zoals Google Agenda of Google Maps, kunnen wel hun eigen cookies gebruiken. Deze verklaring doet geen uitspraak over eventuele aanvullende metingen van het hostingplatform die nog niet zijn bevestigd.

Ik behandel je documenten en persoonsgegevens vertrouwelijk. Toegang hoort beperkt te zijn tot wat nodig is voor de afgesproken opdracht. Passende technische en organisatorische beveiliging maakt deel uit van een zorgvuldige verwerking. Geen enkele digitale uitwisseling is volledig risicovrij; merk je iets verdachts, neem dan contact met mij op.

Volgens de AVG kun je, onder de voorwaarden van die wet:

• Je persoonsgegevens inzien en onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Vragen om gegevens te verwijderen of het gebruik ervan te beperken.
• Bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.
• Gegevens die je zelf hebt verstrekt ontvangen in een gangbaar digitaal formaat, wanneer het recht op overdraagbaarheid geldt.
• Je toestemming intrekken. Dit verandert niets aan de rechtmatigheid van het gebruik vóór die intrekking.

Mail je verzoek naar info@vevavirtueelassistent.be. Ik antwoord in principe binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn wettelijk worden verlengd; ik laat dit binnen die eerste maand weten. Zo nodig vraag ik alleen de informatie die nodig is om je identiteit te controleren.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.